Beschaffungsaufträge

Den vollständigen Lebenszyklus Ihrer Kauf- und Produktionsaufträge verwalten.

Das Beschaffungsauftragsmodul ist Ihr Auftragsmanagement-Hub. Es bietet Ihnen vollständige Sichtbarkeit in den Lebenszyklus Ihrer Kauf- und Produktionsaufträge – von Geplant bis Validiert, Freigegeben und Geliefert. Es ist eng mit dem Planungsmodul verknüpft: Alle Änderungen, die Sie an geplanten Aufträgen (Meine Beschaffung) in der Planung vornehmen, werden hier ebenfalls widergespiegelt. Betrachten Sie diese Seite als Ihren Workflow, um Aufträge von der Planungsphase in die Ausführung zu überführen. Sie können Aufträge auf Auftragsebene anzeigen oder in einzelne Auftragspositionen hineinzoomen.

Aufträge vs. Auftragspositionen

Verwenden Sie den Umschalter oben rechts, um zwischen zwei Perspektiven zu wechseln:

• Aufträge – Jede Zeile stellt eine nach Lieferant und Lieferdatum gruppierte Bestellanforderung dar. Spalten umfassen die Flowlity-Auftrags-ID, externe ID, Lieferdatum, Lieferant, Anzahl der Auftragspositionen, Kommentare und Tags zur Auftragsgruppierung. Dies ist die übergeordnete Ansicht zur Verwaltung von Aufträgen als Ganzes.

• Auftragspositionen – Jede Zeile stellt eine einzelne Produktzeile über alle Aufträge hinweg dar. Spalten umfassen Referenz, Produktname, Lieferdatum, Menge (bearbeitbar) und Kommentare. Nutzen Sie diese Ansicht, wenn Sie auf Produktebene über mehrere Aufträge hinweg arbeiten müssen.

Sie können auch manuell eine neue Auftragsposition über die Schaltfläche Auftragsposition erstellen erstellen.

Ansichten und Filter

Benutzerdefinierte Ansichten sind jetzt im Auftragsmodul verfügbar, genau wie in Bedarf und Planung. Sie können Ansichten mit Ihrer eigenen Kombination aus Filtern, Spalten und Sortierung erstellen, speichern, duplizieren und teilen. Die integrierten Ansichten basieren auf Auftragsstatus – Geplant, Validiert, Freigegeben und Geliefert – und gelten für Beschaffungsaufträge, Auftragspositionen, Liefervereinbarungen und Kundenaufträge. Weitere Informationen finden Sie unter Ansichten und Filter.

Auftragslebenszyklus

Aufträge durchlaufen vier Status-Registerkarten, die jeweils die Anzahl der Aufträge in dieser Phase anzeigen:

1. Geplant – Von Flowlitys Optimierungs-Engine empfohlene Aufträge basierend auf Ihren Bedarfs- und Bestandsparametern. Diese sind vorläufig: Sie werden jede Nacht neu berechnet und können angepasst oder entfernt werden, wenn sich die Situation ändert. Manuelle geplante Aufträge verbleiben hier ebenfalls, bis sie bestätigt werden.

2. Validiert – Vom Planer überprüfte und bestätigte Aufträge. Einmal validiert ist ein Auftrag gesperrt – Flowlitys nächtliche Berechnung löscht oder ändert ihn nicht. Dies sind die Aufträge, die Sie in der Regel exportieren oder an den Lieferanten senden.

3. Freigegeben – Feste Kaufaufträge, die aus Ihrem ERP importiert wurden und tatsächliche Verpflichtungen gegenüber Lieferanten darstellen. Diese sind in Flowlity schreibgeschützt; Änderungen werden im ERP vorgenommen und zurücksynchronisiert.

4. Geliefert – Vollständig empfangene und abgeschlossene Aufträge.

Nutzen Sie die Filterleiste, um nach Lieferanten, Tags, Standorten, Datumsbereich oder Warnungen (einschließlich des neuen Warnungstyps Bestandsausfallreaktion) zu suchen und einzugrenzen. Sie können auch nach Bestelldatum filtern – einschließlich einer Option Heute fällig und einer Option In der Vergangenheit, um Aufträge anzuzeigen, deren erwartetes Aufgabedatum heute ist oder bereits vergangen ist – nach Freigabedatum (z. B. diese Woche aufzugebende Aufträge, in 2 Wochen, in 1 Monat) und nach Lieferdatum (z. B. alle nächsten Monat eintreffenden Aufträge). Sie können auch nach einer Liste von Produktreferenzen filtern: Fügen Sie eine Liste von Referenzen ein, um auf eine bestimmte Gruppe von Produkten über alle Aufträge hinweg zu zoomen. Der Standort-Filter ermöglicht die Eingrenzung der Ergebnisse nach Standorttyp (z. B. Lager, Werk). Auftragsansichten werden beim Wechsel zwischen Standorten automatisch aktualisiert.

Konformitätsprüfungen

Für jeden Auftrag – insbesondere geplante – prüft Flowlity, ob Beschränkungen und Richtlinien eingehalten werden, und zeigt Warnungen als Symbole in der Auftragsposition an:

• Produktbeschränkungen – z. B. die Auftragsmenge erfüllt nicht die Mindestbestellmenge (MOQ) des Produkts oder ist kein gültiges Vielfaches der Losgröße.

• Lieferantenbeschränkungen – z. B. der kombinierte Auftrag füllt keinen vollen LKW, oder Aufträge werden häufiger erteilt als die erlaubte Bestellfrequenz des Lieferanten.

Diese Warnungen sind informativ: Sie können einen Auftrag, der eine Beschränkung verletzt, trotzdem validieren, wenn Sie einen Grund haben (z. B. Auslaufen eines Produkts), aber das System stellt sicher, dass Sie dies bewusst tun. Weitere Informationen darüber, wie Beschränkungen die Auftragsgenerierung beeinflussen, finden Sie unter Lieferantenbeschränkungen.

Auftrags-Detailansicht

Durch Klicken auf einen Auftrag öffnet sich seine Detailansicht mit der vollständigen Liste der Auftragspositionen für diese Bestellanforderung. Für jede Position können Sie Referenz, Produktname, Menge (bearbeitbar), Bestandsreichweite zum Lieferdatum und Nettobedarf sehen. Eine Sekundäreinheiten-Mengenspalte ist neben der Primärmenge sichtbar, was das gleichzeitige Lesen von Mengen in beiden Einheiten nebeneinander erleichtert. Eine Stückpreisspalte ist verfügbar und bearbeitbar, sodass Sie die Bewertung bestimmter Auftragspositionen bei Bedarf anpassen können.

Bei geplanten Aufträgen können Sie auch das Lieferdatum anpassen oder einen Auftrag aufteilen – zum Beispiel, wenn Flowlity zwei Produkte in einem Auftrag gruppiert hat, Sie diese aber trennen möchten. Sie können einen Kommentar zu einer beliebigen Auftragsposition hinterlassen, um eine Änderung zu erklären (z. B. warum eine Menge überschrieben oder ein Auftrag verzögert wurde); Kommentare werden gespeichert und sind für andere Planer zur Zusammenarbeit und für Prüfzwecke sichtbar. Sie können auch mehrere Lieferdaten gleichzeitig direkt in der Tabelle bearbeiten. Geänderte Daten werden lila hervorgehoben, mit einem Tooltip, der das ursprüngliche Datum anzeigt. Eine Speichern-Schaltfläche erscheint mit der Anzahl ausstehender Änderungen; eine Verwerfen-Option ist ebenfalls verfügbar. Eine Validieren-Schaltfläche ermöglicht es Ihnen, den Auftrag zu bestätigen und in die nächste Phase zu verschieben.

Das Seitenpanel Auftragsdetails liefert wichtige Informationen zum Auftrag:

• Daten – Auftragsaufgabefrist, Lieferdatum und voraussichtliches Lieferdatum.

• Lieferantenbeschränkungen – Vollladung, Lieferanten-MOQ (Mindestbestellmenge) und Bestellfrequenz.

• Auftragsmenge – Gesamtmenge, Anzahl der Produkte und Gesamtauftragspreis.

Aktionen

• Massenvalidierung mit Bestätigung – Mehrere geplante Aufträge auswählen und in einer Aktion validieren oder verwerfen. Ein Bestätigungsmodal fasst die Operation zusammen, bevor sie angewendet wird.

• Alle Seiten auswählen – Die Auswahl funktioniert jetzt seitenübergreifend, nicht nur auf der aktuellen Seite, sodass Sie auf Ihrem gesamten gefilterten Ergebnissatz auf einmal agieren können.

• Mehrformat-Export – Auftragsdaten in XLSX, CSV oder TSV herunterladen. Weitere Informationen finden Sie unter Downloads.

• Export von Liefervereinbarungen – Liefervereinbarungen in XLSX, CSV oder TSV von der Listen- oder Detailseite herunterladen.

• Auftragsposition erstellen – Manuell eine neue Auftragsposition über die Schaltfläche Auftragsposition erstellen hinzufügen.

Liefervereinbarungen

Die Liefervereinbarungsansicht gibt Ihnen Einblick in Ihre vertraglichen Nachschubverpflichtungen. Eine Spalte Auftragsaufgabefrist ist in dieser Ansicht verfügbar und hilft Ihnen zu priorisieren, bei welchen Vereinbarungen zuerst gehandelt werden muss. Wichtige Vereinbarungsbeschränkungen – wie Preis, MOQ und andere kommerzielle Bedingungen – werden jetzt direkt in der App zur schnellen Referenz angezeigt. Sie können Liefervereinbarungen in XLSX, CSV oder TSV von der Listen- oder Detailseite herunterladen.

Wann Sie es nutzen sollten

Nutzen Sie Beschaffungsaufträge, nachdem Sie Ihr Planungsmodul überprüft haben. Hier validieren und geben Sie die von Flowlity empfohlenen Aufträge frei, verfolgen bereits laufende Aufträge und stellen sicher, dass nichts durch das Raster fällt. Beginnen Sie mit der Auftragsansicht für einen lieferantenbezogenen Überblick, tauchen Sie dann in einzelne Aufträge ein, um Mengen vor der Validierung zu überprüfen und anzupassen. Prüfen Sie Konformitätswarnungen vor der Bestätigung – sie helfen Ihnen, Beschränkungsverstöße frühzeitig zu erkennen, damit Ihre Lieferanten saubere, ausführbare Aufträge erhalten.

Mehr erfahren

• Warnungen – Warnungstypen und wie Sie darauf reagieren.

• Lieferantenbeschränkungen und Auftragsmanagement – Wie Beschränkungen die Auftragsgenerierung beeinflussen.

• KPIs – KPI-Spalten zur Überwachung von Lieferkettenkennzahlen.

• Kommentare – Über das Kommentarpanel an Aufträgen zusammenarbeiten.

• Beschaffungsaufträge überprüfen und validieren – Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Auftragsüberprüfung.

• Downloads – Auftragsdaten exportieren.